Verkostot ovat festivaalien järjestämisen kannalta elintärkeitä. Usein puhutaan verkostoista ohjelmatoimistoihin, ulkomaisiin agentuureihin ja mediaan. Mielestäni kuitenkin yksi tärkeimmistä verkostoista mitä tapahtumajärjestäjällä on, ovat verkostot kaupunkiin, jossa tapahtuma järjestetään. Festivaali tapahtuu aina jonkun kaupungin alueella, minkä myötä monissa asiayhteyksissä tapahtumajärjestäjä joutuu väkisinkin tekemään yhteistyötä kaupungin eri yksikköjen kanssa. Tämä ei kuitenkaan usein ole jouhevaa yhdessä tekemistä, tapahtuman järjestämistä helpottavaa yhteistyötä. Olisi tärkeää että kaupungit päivittäisivät toimintamallinsa ja rakenteensa tavalla, joka mahdollistaisi yhteistyön tapahtumajärjestäjien mahdollisimman vaivattomasti ja tehokkaasti.
Haluaisin nähdä kaupungin tapahtumajärjestäjän yhteistyökumppanina yhtälailla, mitä esimerkiksi mediafirmat, kalustofirmat tai ohjelmatoimistotkin ovat.
Minkälaisesta yhteistyöstä olisi apua tapahtumajärjestäjälle?
Kaupungit ovat jo hiljalleen itsekin alkaneet puhumaan niin sanotusta ”yhden luukun” -mallista. Tällä tarkoitetaan sitä, että tapahtumajärjestäjän suuntaan kaupungin puolesta olisi yksi alusta tai osoite, josta asioita voisi hoitaa, alusta loppuun. Jos et ole ollut suurtapahtumaa järjestämässä, mietit ehkä että mitä nämä asiat ovat, mitä tapahtumajärjestäjä joutuu kaupungin kanssa hoitamaan? Näitä ovat mm. meluilmoitus, maankäyttöluvat, katualueen käyttöluvat, jätehuoltosuunnitelma, suurtapahtumailmoitus ja ulkomyynti-ilmoitus. Nämä kaikki edellä mainitut ovat siis asioita joihin kaupungilta tarvitsee erillisen luvan tai vähintäänkin suunnitelmat pitää hyväksyttää kyseisten osa-alueiden toimintojen osalta kaupungin virastoissa. Näitä edellä mainittuja asioita ei tapahtumajärjestäjä kuitenkaan pysty kaupungin kanssa hoitamaan yhden ja saman tahon kanssa, vaan kaupungista vähän riippuen, on erilaisia yleisosoitteita, verkkolomakkeita tai digitiaalisella alustalla olevia lomakesivustoja. Tähän kun yhdistetään kirjoitukseni alussa mainittu ajankohta Suomessa järjestettäville ulkoilmafestivaaleille ja virastojen lomakaudet, niin asiat ei välttämättä hoidukaan kovin rivakasti ja tiedon kulkeminen oikeille tahoille saattaa ottaa viikkoja. Kukin yllä mainituista lupa-asioista on sellainen, että tapahtumajärjestäjä tarvitsee tiedon päätöksestä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta festivaalin tai muun suurtapahtuman järjestelyt, aikataulut ja kokonaisvaltaiset suunnitelmat saadaan vietyä loppuun tarpeeksi hyvissä ajoin.
Miten yhden luukun -malli voisi toimia? Kunkin yllä mainitun luvan ja ilmoituksen osalta tapahtumajärjestäjän tarvitsisi ottaa yhteyttä yhteen ja samaan tahoon tai yksikköön kaupungin päässä. Kutsuttakoon tätä tahoa kaupungilla vaikka kaupungin suurtapahtumayksiköksi. Tämän yksikön kanssa tapahtumajärjestäjä hoitaa kaikkia mahdollisia lupa-asioita ja ilmoituksia kaupungin suuntaan. Eli suurtapahtumayksikön henkilökunta on linkkinä järjestäjän ja kaupungin eri yksiköiden ja viranomaisten välillä. Tapahtumalle osoitettaisiin yksikön toimesta oma yhteyshenkilö, kenen kautta asioita jatkossa tulee hoitaa. Kaupungin suurtapahtumayksikössä tulisi olla töissä työntekijöitä, kenellä itsellään on jo jonkinlaista kosketuspintaa tapahtumien järjestämiseen. Tällä tavoin prosessi nopeutuisi huomattavasti ja myös selkeytyisi, niin tapahtumajärjestäjän kuin kaupunginkin näkökulmasta. Omasta kokemukseni perusteella arvioisin aikaa säästyvän useita viikkoja, mikä olisi suunnattavissa tapahtuman konkreettiseen tekemiseen, sisällön ja palveluiden suunnitteluun.
Missä muussa kaupungin suurtapahtumayksikkö voisi auttaa, kuin lupa-asioissa?
Kaupungin tapahtumayksiköllä olisi myös vahva rooli kaupungin ulkotapahtuma-alueiden suunnitellussa.
Sopivien alueiden löytäminen suurtapahtumille ei ole kovin helppoa. Tarvitaan tietysti tarpeeksi iso alue. Toisekseen olisi myös hienoa, jos sinne olisi mahdollisimman hyvät kulkuyhteydet kaupungin keskustasta ja sen lähialueilta. Jos ja kun tällainen paikka löytyy, on melko harvinaista että kyseiseltä tontilta löytyy sitten enää riittäviä vesisyöttöjä, viemäröintiä tai kiinteää sähköverkkoa. Nämä ovat elintärkeitä tarpeita suurtapahtuman järjestämisen kannalta. Kaikki edellä mainitut on toki mahdollista tuottaa tilapäisesti, mutta siinä määrin mitä suurtapahtumat esimerkiksi tarvitsee sähköä tapahtuman läpiviemiseen, ympäristön kannalta olisi myös kaupunkien kannalta erittäin järkevää luoda tapahtuma-alueita, joissa edellä mainittua infrastruktuuria olisi jo mahdollisimman kattavasti olemassa.
Suurtapahtumille sopivia alueita ei toki hetkessä löydy, eikä edellä mainitun infrastruktuurin rakentaminen tapahdu hetkessä. Siksi näenkin tämän tulevaisuuden mahdollisuutena, etenkin isojen kaupunkien osalta. Suurtapahtumayksikössä tulisi olla ihmisiä, ketkä tätä kehitystyötä ja alueiden suunnittelua pystyisivät kaupungin sisällä viemään eteenpäin. Tämä edellyttäisi kaupungilta strategista etenemistä tapahtumayksikön suhteen ja pitkäjänteistä ja harkittua suunnittelua kaavoituksessa.
Festivaaleilla ja suurtapahtumilla on parhaimmillaan valtava vaikutus kaupungin talouteen kerrannaisvaikutusten kautta. Toki suurtapahtumilla ja festivaaleilla on myös kulttuurista ja sosiaalista vaikustusta, sekä imagollinen vaikutus tapahtumaa tai festivaalia isännöivän kaupungin näkökulmasta. Tutkimuksen mukaan vuoden 2015 Flow festivaalin Helsingin ulkopuolelta tulleet kävijät toivat viikonlopun aikana kaupunkiin rahaa erilaisten palveluiden kulutuksen myötä 7,3 miljoonaa euroa (Silvanto 2015). Tämä tarkoittaa suoraa vaikutusta paikallisten yritysten talouteen. Tapahtumavieraiden kulutus paikallisiin ravintoloihin, majoituspalveluihin tai liikennöintiä hoitaviin yrityksiin tuo huomattavan määrän epäsuoria talousvaikutuksia kaupungille. Miksi kaupungit eivät haluaisi tehdä tapahtumien järjestämisestä mahdollisimman helppoa ja suoraviivaista, kun siitä olisi selkeää hyötyä kaupungin talouteen?
Janne Nieminen
Lähteet: https://s3-eu-west-1.amazonaws.com/flow-festival/current/uploads/2015/10/Selvitys-Flow-Festivalin-merkityksesta-Helsingille-ja-helsinkilaisille.pdf
